Административный персоналФинансы
Мексика
Mexico City
Communications

Office Manager, Mexico

Job Summary:

The Office Manager is responsible for the day-to-day running of the Brazil office, ensuring a well-organized, efficient, and welcoming workplace. This role combines office administration, facilities and vendor coordination and financial operations – including accounts payable, accounts receivable, and compliance with local tax requirements. The ideal candidate is highly organized, proactive, comfortable switching between operational and financial tasks, and capable of managing multiple priorities in a fast-paced environment.

 

Office Administration & Facilities

·       Oversee daily office operations, ensuring a well-functioning.

·       Manage office supplies, equipment, and maintenance needs.

·       Coordinate with facility management services, including security, cleaning, and IT support.

·       Manage courier, mail, and document handling.

·       Coordinate domestic and international travel arrangements for employees if needed.

Document control management

·       Assist in documents signing process.

·       Manage contract flow coordination on the Contract portal.

·       Ensuring signing documents storage and manage its status on the contract portal.

 

Financial Operations (AP/AR)

·       Manage office expenses, track budgets, and handle vendor payments.

·       Process and verify supplier invoices, ensuring accuracy and compliance with tax regulations.

·       Maintain vendor records and reconcile accounts with suppliers.

·       Monitor collections, follow up on overdue payments, and negotiate payment plans when necessary.

·       Reconcile customer accounts and resolve payment discrepancies.

·       Contribute to process improvement initiatives in AP/AR functions.

·       Maintain confidentiality of financial and employee data at all times.


  • Bachelor's degree in Accounting, Finance, Business Administration, Economics, or related field.
  • 3+ years of experience in office administration and/or accounting, including exposure to tax compliance in Brazil.
  • Proficiency in ERP systems (SAP, Oracle, TOTVS, Dynamics, or similar).
  • Strong Excel skills and ability to work with financial software.
  • Proficiency in MS Office for general office administration.
  • Excellent organizational skills and attention to detail.
  • Strong communication skills, including liaising with vendors, banks, and auditors.
  • Analytical and problem-solving mindset, with the ability to work in a fast-paced environment.
  • Fluency in Portuguese and English (at least B2) required; Spanish is a plus.

 

Selection process:

  • HR interview
  • Interview with Hiring Manager
  • Interview with Senior Treasury Specialist

Откликнуться на вакансию

Поля, отмеченные *, обязательны к заполнению

Допустимый формат резюме – .docx или .pdf, размер – не более 5 Мб

Остались вопросы?

Как устроиться на работу в «Лабораторию Касперского»?

Для этого вам нужно успешно пройти несколько шагов:

  • Найти подходящую вашему опыту и интересам вакансию; 
  • Откликнуться на интересующую вакансию и прикрепить резюме;
  • Если ваше резюме нам подходит — пройти интервью со специалистом по подбору персонала и руководителем направления, в котором открыта эта вакансия;
  • Получить официальное предложение о работе.

Я откликнулся на вакансию. Какие дальнейшие действия?

В связи с большим количеством откликов нам иногда требуется немного больше времени для их рассмотрения. Мы ценим ваш интерес к работе в «Лаборатории Касперского», поэтому стараемся давать ответ сразу после принятия решений.

Если ваш профиль нас заинтересует, наши рекрутеры свяжутся с вами, чтобы договориться о телефонном интервью и рассказать о дальнейших шагах.

Как я могу понять, закрыта ли вакансия, на которую я откликался?

Как правило, вакансии, которые размещены на карьерном портале, открыты и по ним ведется активный процесс отбора кандидатов. Если вы не нашли вакансию, которая была размещена на портале ранее, значит, она уже закрыта или больше не существует.

Есть ли помощь иногородним при переезде?

Да, у нас действует релокационная программа, в рамках которой при переезде

новому сотруднику из других городов РФ и стран Таможенного Союза выплачивается:

  • Компенсация авиа или жд билета до Москвы, Санкт-Петербурга, Новосибирска или Владивостока для сотрудника и двух близких родственников (муж/жена + ребенок);
  • 1 неделя проживания в гостинице за счет компании;
  • Подъемные;
  • Оплата услуг риелтора.

Рассматриваете ли вы резюме граждан других стран?

Да, в «Лаборатории Касперского» работают иностранные граждане, оформление таких сотрудников происходит в соответствии с миграционным законодательством РФ. Иностранные граждане становятся нашими сотрудниками при наличии таких документов, как разрешение на работу, патент, а также других документов, позволяющих им работать на территории РФ.

Можно ли устроиться на стажировку в «Лабораторию Касперского»?

У нас существует специальная программа стажировок ИТ и ИБ-направлений — SafeBoard. Программа проходит в нашем московском офисе и открыта для студентов из Москвы и МО любых вузов, курсов и специальностей, а ее лучшие участники могут получить приглашение на работу. Подробнее о программе стажировок можно узнать тут: safeboard.kaspersky.ru

Если же вы хотите развиваться в бизнес-подразделениях, то ищите вакансии стажеров в специальном разделе на карьерном портале: careers.kaspersky.ru/vacancies